Mimarlık Ofisi Açmanın Bürokratik Koşulları Nelerdir?

Birincisi, resmi  olarak ofis açmaktır.
İşin bürokratik kısmı mimarlık hizmeti için şu şekilde işlemektedir: Mimar  herhangi bir müşteriye hizmet olarak hazırladığı proje karşılığında o iş üzerinden ticari bir kazanç elde ediyor ise, kazancı karşılında o kazancın vergisini ödemek ile yükümlü olur. Bunun resmi karşılığı, ticari kazanç elde eden kişinin veya kurumun ‘vergi mükellefi’ olmasıdır. Yine mimar ticari kazanç elde etsin veya etmesin hazırladığı,tasarladığı her proje ve iş için o projenin kendisi tarafından hazırlanmış olduğunu göstermek amacıyla imzasını kullanır. Proje üzerinde kullanılan imza o işe ait telif hakkının kime ait olduğunu gösterir.

Projelerin hizmeti karşığında alınacak hizmet bedeli için mimar ve müşteri arasında hazırlanan sözleşmeler üzerinde kullanılan imza ise hem o işi hazırlayan kişinin hizmet verdiğini hem de bu işin karşılında kazanç elde edeceğinin beyanını  göstermektedir. Bir kişinin herhangi bir sözleşmede imza kullanabilmesinin resmi koşulu yine vergi mükellefi olmasıdır.

Mimarlık ofisleri verdiği hizmetleri resmi olarak yapabilmesi ve imza yetkisini kullanabilmesi için yapması gerekli olan işlemler şunlardır:
1. Mimarlar Odası’na kayıtlı mimar olmak ve Mimarlar Odası’ndan imza yetkisi için “Büro Tescili” almak. Büro tescili alabilmek için de öncelik, vergi mükellefi olmaktır.
2. Vergi mükellefi olmak için Vergi dairesine “İşe Başlama Bildirimi” verilir. İşe başlama bildirimi, yapacağınız işler karşılında ticari bir kazanç elde edeceğinizin, bu işler için imza yetkinizi kendi adınıza kullanacağınızın ve bu kazançlar karşılığında da vergi ödeyeceğinizin beyan edilmesidir.

İşe başla bildirimi verebilmeniz için vergi dairesi sizden bazı şeyler ister. İstenen şeyler arasında işi nerde yapacağınızın beyan edilmesi, yani “Ofis”inizin neresi olacağının, bu işleri nerede yapacağınızın gösterilmesi vardır. Ofis açmanın resmi olarak karşınıza çıktığı ilk aşama budur.

Bu aşamada ofis olarak gösterilebilecek yerler konusunda çok fazla kısıtlama yoktur. Evinizi, halihazırda ofis olarak kullanılan bir mekanın bir odasını ya da tamamen bu iş için ayrılan ve size ait bir mekanı ofis olarak gösterebilirsiniz.

Ofis olarak göstereceğiniz yerin sözleşmesi, yapacağınız işler için kullanacağınız yeri resmi olarak kiraladığınıza ya da satın aldığınıza dair bir kanıttır ve vergi dairesine beyan edilmesi gerekir. Birtakım başka belgeler ile beraber tamamladığınız işe başlama bildirimi sonrasında, gerçekten o iş yerinde iş yapıp yapmadığınız vergi memurları tarafından kontrol edilir ve onaylanır.

Böylece resmi olarak o ofiste işe başlamış ve vergi mükellefi olmuş  olursunuz… Bu aşamayı tamamladıktan sonra tekrar Mimarlar Odası tescil işlemlerine geri dönülür ve imza yetkisi işlemleri yapılır ve bununla birlikte benzer başka bir süreç de tamamlanır.

İkinci ofis açma yöntemi ise, resmi olmayandır. 
Bir ofis sahibi olmanın ve işleri ofiste yapmanın tek koşulu resmi olcak şekilde ofis açmak değildir. Herhangi bir yeri şahsi işlerinizi yürütmek  amacıyla ofis olarak tanzim edebilirsiniz. Tek farkı bu şekilde kullandığınız ofisi resmi işlemlerde işyeri olarak gösterememek olacaktır.

Bütün bunların dışında ofis-büro açmak kelimenin kendi anlamından da yorumlanabileceği üzere kendi içinde bir bürokrasi içerir.

Büroda iş yapma biçimleri tarfilenir, iş yapma saatleri tariflenir, yapılacak işin gerektirdiği techizatlar tesis edilir, organize edilir, kişi sayıları belirlenir, kişi sayısına bağlı yerleşimler, iş bölümleri yapılır ve bunun gibi bir çok örgütlenme tesis edilir… Bu da ofislerin kendi iç bürokrasisisini oluşturur.